Referencje
ZOZ na poziomie biznesowym
Projekt wdrożenia systemu TETA Business Intelligence w SZPZLO Warszawa-Bródno
Znacznie zwiększona dokładność danych, szybkość uzyskiwania potrzebnych informacji, możliwość kontroli kosztów z dnia na dzień, a nade wszystko możliwość podejmowania decyzji w oparciu o wiarygodne i aktualne dane – to najważniejsze korzyści, jakie SZPZLO Warszawa-Bródno zyskał dzięki wdrożeniu systemu TETA Business Intelligence.
Informatyzacja opieki zdrowotnej w Polsce wystartowała na dobre, a jej kontynuacja jest pilna i nieuchronna. Ten proces cywilizowania polskiej służby zdrowia i podnoszenia jej standardów wszystkim nam może przynieść wiele korzyści. Jednakże w tej optymistycznej wizji pojawiają się również cienie – to koszty projektów informatycznych, które dla wszystkich firm są znaczne, a dla białej branży mogą stanowić poważną barierę. Mamy dziś jednak do dyspozycji środki unijne, które przed wieloma jednostkami opieki zdrowotnej są w stanie otworzyć, jeśli nie ogromne, to przynajmniej spore możliwości. Całe szczęście! – można by powiedzieć, bo wyzwań jest sporo.
Projekt marzenie
Wymogi NFZ wobec jednostek opieki medycznej, choćby w zakresie raportowania, są coraz większe i bardzo trudno je realizować bez wsparcia nowoczesnych systemów informatycznych. Zarządzanie organizacją w oparciu o raporty finansowe generowane ręcznie, a przez to podatne na ludzkie błędy, bywa w praktyce bardzo ryzykowne. Również praca informatyka czy analityka finansowego, posługującego się arkuszem kalkulacyjnym i przez tydzień opracowującego w nim raport księgowy z minionego miesiąca, bywa wręcz koszmarem.
Agnieszka Fabijańska, Specjalista ds. Controllingu w SZPZLO Warszawa-Bródno, tak wspomina czasy, gdy jeszcze nie korzystała z profesjonalnego narzędzia controlingowego: Pracowaliśmy wtedy na Excelu. Musiałam wszystkie dane importować z systemu Finansowo – Księgowego, potem ręcznie je przepisywałam i obrabiałam wg określonych potrzeb. To była męcząca, niewdzięczna i narażona na błędy praca, która w dodatku trwała zdecydowanie dłużej, niż wszyscy byśmy tego chcieli. Oczywiście nie mieliśmy ani możliwości wystarczająco dokładnej kontroli kosztów, ani przygotowania raportów na oczekiwanym poziomie szczegółowości. Od momentu zamknięcia miesiąca w księgowości do chwili, kiedy raport trafiał na biurko Dyrektora mijał tydzień. W tej chwili ten sam proces zajmuje nam 15 minut i wymaga kilku przysłowiowych kliknięć na komputerze.
Co sprawiło, że SZPZLO Warszawa-Bródno podjął się inwestycji w system controllingowy i osiągnął spory sukces, zilustrowany przytoczonym wyżej przykładem? Przyczyn i motywacji było kilka. Do kluczowych należą: wspomniane wymogi raportowania na potrzeby NFZ, dostosowanie się do potrzeb reformy służby zdrowia w zakresie zarządzania kosztami, konieczność zarządzania organizacją na podstawie rzetelnej informacji, a także – o czym wspominają pracownicy SZPZLO Warszawa-Bródno – wieloletnie marzenie Dyrektora, by posiadać profesjonalne narzędzie controllingowe, które ułatwiłoby mu zarządzanie.
Wiedzieć, by zarządzać
Ależ nie, nie mylimy znaczenia słowa controlling! W pełni zdaję sobie sprawę, że nie chodzi o kontrolę pracowników – tłumaczy z uśmiechem Michał Kawecki, Dyrektor SZPZLO Warszawa-Bródno, ekonomista z wykształcenia. Controlling wprowadzamy po to, by każde stanowisko pracy móc w każdym momencie ocenić pod kątem ekonomicznym. By móc planować, koordynować i kontrolować przebieg procesów finansowych na drodze do osiągnięcia wyznaczonych celów, a kiedy dzieje się coś złego, gdy podejrzewamy jakiś błąd lub nieprawidłowość – aby móc reagować natychmiast, nie czekając, aż sprawy się skomplikują. Jako osoba zarządzająca potrzebuję stale aktualnej informacji ekonomicznej, aby móc podejmować decyzje na podstawie prawdziwych i aktualnych danych, a nie na podstawie tego, co mi się wydaje, albo co straciło swoją aktualność miesiąc temu.
W SZPZLO Warszawa-Bródno zasady controllingu wprowadzane są wraz z narzędziami informatycznymi, które wspomagają ten obszar działania. Dyrektor Michał Kawecki z całych sił popiera ten projekt: Uważam, że jest to bardzo potrzebne, jeśli się chce mieć rzetelną i aktualną informację o finansach organizacji oraz aby informacja ta w jak najmniejszym stopniu była narażona na ludzkie błędy. W osiągnięciu jednego i drugiego pomocny jest nam system informatyczny TETA Business Intelligence.
Zanim SZPZLO Warszawa-Bródno wdrożył narzędzie TETA Business Intelligence, dostęp Dyrektora do informacji zarządczej był mocno utrudniony. Dane docierały do mnie z bardzo dużym opóźnieniem – wspomina Michał Kawecki - Łatwo sobie wyobrazić frustrację dyrektora, który bilans roczny w formie raportu otrzymuje w maju. A przecież decyzje obciążające budżet trzeba podejmować od stycznia. Byłem w takiej sytuacji i przeżywałem z tego powodu wielki stres, zastanawiając się przez cztery miesiące, czy poprzedni rok zamknąłem zyskiem czy stratą.
Teraz jest inaczej. Spostrzega to nie tylko Dyrektor, ale także Specjalista ds. Controllingu, Agnieszka Fabijańska: System pozwala czuwać nad działalnością całej organizacji, można na bieżąco docierać do informacji o tym, że np. w którejś przychodni zaczęto zużywać więcej prądu, że w innej przyjmuje się mniej pacjentów albo generuje większe koszty w obszarze zlecanych badań laboratoryjnych. Każde z takich zdarzeń widać w systemie, co pozwala bez zwłoki podjąć stosowne działania naprawcze lub wyjaśniające.
Dyrektor dokłada też własne spostrzeżenia: Korzyść z automatyzacji procesów controllingowych jest też taka, że np. do obsługi aptek nie muszę zatrudniać trzech osób, by zajmowały się przepływem dokumentów. Wystarczy jedna, która z pomocą systemu informatycznego należycie te sprawy porządkuje.
TETA Business Intelligence pozwala dokładnie określić koszty jednostkowe każdego stanowiska pracy. Dzięki temu użytkownik zyskuje wiedzę o tym, jaki jest np. średni koszt zabiegu realizowanego przez tzw. biały personel. Jesteśmy obecnie na etapie dochodzenia do takich możliwości – mówi Dyrektor Kawecki - Wymaga to wprowadzenia zmian w wielu obszarach, łącznie ze znacznym rozszerzeniem planu kont oraz – i to jest chyba największe wyzwanie – skutecznym egzekwowaniem skrupulatnego wprowadzania danych do komputera przez wszystkich uczestników procesów.
Daje i wymaga
Mówiąc półżartem – controlling jest w stanie dać każdemu dyrektorowi dobrą i przydatną informację zarządczą, ale najpierw wymaga od wszystkich użytkowników, by rzetelnie wprowadzali dane do systemu informatycznego. Wdrożenie zasad controllingu w dużym stopniu podnosi wymagania nie tylko wobec pracowników placówki, ale także wobec naszych dostawców i kontrahentów – tłumaczy Michał Kawecki - Pracownicy są zobligowani do dużej systematyczności i skrupulatności w pracy z systemem, aby dane, wprowadzane do systemu były w stu procentach prawdziwe. Dostawcy i kontrahenci zaś, poza wszelkimi zasadami dobrej współpracy, muszą także spełniać wymagania formalne i techniczne, które niesie za sobą system informatyczny; jest to np. wymóg wystawienia faktury w formie elektronicznej. Gdy partner zewnętrzny nie może spełnić tych wymagań, wywołuje to natychmiastowe koszty po mojej stronie, na co oczywiście nie chcę sobie pozwalać.
Lekarzu, ulecz się sam
Każda zmiana niesie za sobą trudności, wśród których do największych zaliczyć można pracę nad modyfikacją ludzkich przyzwyczajeń. Branża medyczna nie jest tu żadnym wyjątkiem i Dyrektor Michał Kawecki posiada świadomość tego problemu: Przełamanie przyzwyczajeń mentalnościowych u wszystkich pracowników w naszej branży jest dużym wyzwaniem. Wymaga to przekonania ludzi do nowego stylu pracy; zarówno pielęgniarek i lekarzy, jak również zaopatrzeniowców, osób w rejestracji, księgowości a nawet informatyków. Błąd popełniony na samym początku procesu, przy wpisywaniu informacji dotyczącej leku, strzykawki czy środków opatrunkowych, skutkuje nieprawdziwą informacją zarządczą, na podstawie której, jako dyrektor placówki będę później podejmował decyzje. Wdrożenie systemu pracy o takiej odpowiedzialności jest trudne, ale my to robimy, a ja osobiście głęboko wierzę w sens i powodzenie projektu.
Skok na finanse i kompetencje
Zarządzanie organizacją z wykorzystaniem zasad controllingu, to spełnienie podstawowego elementu reformy służby zdrowia, jakim jest zarządzanie kosztami. Trudność jednak jest taka, że – jak się łatwo domyśleć – brakuje na to środków finansowych. Dyrektor Michał Kawecki martwi się o finansowanie projektu, ale od razu znajduje też istotne pozytywy: Na szczęście system TETA można wdrażać modułami, a niekoniecznie wszystko naraz – to spore ułatwienie w naszym procesie informatyzacji.
W wypadku SZPZLO Warszawa-Bródno duży skok zarówno technologiczny, jak i kompetencyjny możliwy był do osiągnięcia dzięki środkom ze struktur Unii Europejskiej. Na tym jakościowym skoku korzystają wszyscy: pacjenci, osoby zarządzające organizacją, ale także pracownicy zaangażowani w realizację projektu. Dyrektor dodaje też z pewną dumą: Ta ostatnia grupa (mam na myśli Kierownika IT oraz Specjalistę ds. Controllingu) będąc od początku zaangażowana w przedsięwzięcie informatyzacji, zyskuje ogromne kompetencje osobiste. Te osoby stają się nagle posiadaczami wiedzy o funkcjonowaniu organizacji, której często nawet ja nie posiadam. Tak, dzięki informatyzacji, kompetencje schodzą w dół hierarchii zarządczej…
SZPZLO Warszawa-Bródno jest przykładem tego, jak ważnym elementem zarządzania jest determinacja kierownictwa w dążeniu do osiągania celów. Dyrektor Michał Kawecki od początku wiedział, czego w sensie biznesowym potrzebuje, a konsultanci z obecnej firmy UNIT4 TETA BI Center, przeprowadzając analizę potrzeb, dodatkowo te oczekiwania uszczegółowili. Fundusze unijne pomogły zrealizować cele, o co byłoby trudno bez tego elementu finansowania. Wysoko ocenione wsparcie dostawcy systemu było cennym katalizatorem sukcesu w projekcie, który wciąż jest rozwojowy.
Na „6”
Anna Dyśko, pracownik IT w SZPZLO Warszawa-Bródno, Koordynator Wdrożenia Projektu
System TETA Business Partner działa u nas od 1997 r., jest systemem zintegrowanym i pozwala na duży stopień automatyzacji w zarządzaniu procesami. Przez długi czas korzystaliśmy z modułów: Kadry i Płace, Finanse i Księgowość, Gospodarka Materiałowa, Środki Trwałe i Środki Niskocenne. Brakowało nam jednak modułu, który wspierałby podejmowanie decyzji zarządczych. Dlatego zdecydowaliśmy się poszerzyć pakiet o Controlling. Zakupiliśmy także serwer, który umożliwił nam wdrożenie tego nowego elementu. W tej chwili znajduje się na nim Hurtownia Danych, powstająca poprzez import danych z systemu Finansowo - Księgowego. Dzięki temu koleżanka zajmująca się controllingiem może dla Dyrektora placówki przygotowywać wszelkie potrzebne analizy i raporty. Obecnie system importuje dane z różnych lokalizacji i z różnych rodzajów jednostek. Mamy pięć budynków na terenie Warszawy. Oprócz poradni, w których pracuje biały personel i świadczy usługi medyczne dla pacjentów, mamy także trzy apteki i dwa sklepy medyczne. W tej chwili z systemu korzystają trzy osoby: dyrektor, księgowa oraz specjalistka ds. controllingu. I choć na razie nie ma potrzeby poszerzania tego grona, to istnieje możliwość, by w systemie pracowało jednocześnie 7 osób. Jestem zadowolona zarówno z tego systemu, jak i z przebiegu projektu wdrożenia. Nie mam także zastrzeżeń do wsparcia pracowników firmy UNIT4 TETA BI Center. Przeciwnie, nasza współpraca jest klarowna i konkretna: czegoś potrzebujemy - zgłaszamy potrzebę - otrzymujemy wsparcie stosowne do wyzwania. Jak inaczej można to ocenić, jeśli nie na „6”?
System na „Ach!”
Agnieszka Fabijańska, Specjalista ds. Controllingu w SZPZLO Warszawa-Bródno
To, co w systemie spowodowało moje „Ach!”, to przede wszystkim szybkość jego działania, a dzięki temu także możliwość szybkiego realizowania poszczególnych czynności w procesie zarządzania organizacją. Czymś bardzo atrakcyjnym jest także możliwość wielowymiarowego analizowania poszczególnych obiektów, poradni czy aptek. Bardzo łatwo można zestawiać ze sobą różne dane, kopiować je, sumować i porównywać, a wszystko to dosłownie w ciągu paru chwil. Daje to niesamowite możliwości analityczne i przekłada się na trafność decyzji podejmowanych przez Dyrektora.
Metryka projektu:
Klient: Samodzielny Zespół Publicznych Zakładów Lecznictwa Otwartego Warszawa-Bródno (SZPZLO Warszawa-Bródno)
Dostawca: UNIT4 TETA SA
Nazwa systemu: TETA Business Intelligence
Czas wdrożenia: październik 2010 – grudzień 2010
Poziom trudności projektu (w opinii użytkowników): łatwy
Liczba osób zaangażowanych w projekt: 2
Finansowanie projektu
System TETA Business Intelligence został wdrożony w SZPZLO Warszawa-Bródno w ramach projektu pod nazwą „Integracja pięciu jednostek medycznych, wdrożenie platformy interaktywnej, wprowadzenie e-usług medycznych dla ludności oraz zinformatyzowanie SZPZLO Warszawa-Bródno”. Przedsięwzięcie było współfinansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu II „Przyspieszenie e-rozwoju Mazowsza” działania 2.2, „Rozwój e-usług” Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013.
Cele wdrożenia systemu TETA Business Inteligence w SZPZLO Warszawa – Bródno:
1. Wsparcie budżetowej metody zarządzania przedsiębiorstwem, tzn. umożliwienie stworzenia zintegrowanego systemu planowania oraz monitorowania wykonania planów. Cel ten zrealizowano poprzez:
a) Dostarczenie aplikacji TETA Business Intelligence, jako narzędzia wspomagającego proces budżetowania oraz analizę danych planistycznych,
b) Udostępnienie w Hurtowni Danych wybranych danych z posiadanych przez SZPZLO Warszawa-Bródno systemów dziedzinowych,
c) Wsparcie przez Konsultantów UNIT4 TETA BI Center Sp. z o.o. w realizacji wybranych prac wdrożeniowych (przede wszystkim w asyście przy budowie i parametryzacji w aplikacji TETA Business Intelligence wybranych struktur planistycznych).
2. Wsparcie SZPZLO Warszawa-Bródno w realizacji różnorodnych analiz i raportów w zakresie wybranych danych z systemu TETA FK BP. Cel ten zrealizowano poprzez:
a) Dostarczenie aplikacji TETA Business Intelligence, jako narzędzia wspomagającego proces budżetowania i analiz wielowymiarowych,
b) Udostępnienie w Hurtowni Danych wybranych danych z posiadanych przez SZPZLO Warszawa-Bródno systemów dziedzinowych.
Wybrane funkcjonalności systemu:
- Analizy kosztów wg różnych wymiarów - obiektów ewidencyjnych stosowanych przy ewidencji danych na kontach w systemie FK.
- Analizy przychodów wg różnych wymiarów - obiektów ewidencyjnych stosowanych przy ewidencji danych na kontach w systemie FK.
- Analizy obrotów i sald innych kont wg różnych wymiarów - obiektów ewidencyjnych stosowanych przy ewidencji danych na kontach w systemie FK.
- Inne analizy na podstawie wybranych danych z systemu FK zgodnie z zakresem HD rozbudowanym o dane związane z różnymi rodzajami budżetów.
Od oczekiwań do zaangażowania
Jerzy Kiełbowicz, Prezes UNIT4 TETA BI Center Sp. z o.o.
Niezmiernie satysfakcjonujący jest dla nas fakt, iż SZPZLO Warszawa-Bródno jest zadowolone z rozwiązania, które wdrożyliśmy. System TETA Business Intelligence jest nowoczesny pod względem technologicznym i na tyle elastyczny, że jego obsługa staje się dla użytkowników wręcz intuicyjna. Dodatkową jego wartością jest także wysoka skalowalność, dzięki której SZPZLO Warszawa-Bródno w razie potrzeby będzie mógł bez żadnych problemów rozbudować narzędzie o nowe analizy dla kolejnych obszarów zarządzania. Możliwości te doskonale wpisują się w oczekiwania naszego Klienta. Trzeba też wyraźnie podkreślić, że wszystkie osoby zaangażowane w projekt po stronie SZPZLO Warszawa-Bródno, posiadały profesjonalne podejście do pracy i bardzo się angażowały w nasze wspólne wyzwanie. Każdy, kto choć raz uczestniczył w tego typu przedsięwzięciu wie, że jest to postawa nie do przecenienia, która w sposób kluczowy przyczynia się do ostatecznego sukcesu.
Kontakt
